一．图书馆档案是指图书馆及其工作人员在各项活动中产生的、具有查考利用价值并归档保存起来的材料。我馆归档的材料分文书档案和业务档案两类，材料形式主要有：图纸、图表、文字材料、照片、电子形式等。 



二．我馆文书档案和业务档案由馆办公室集中统一管理，以维护它的完整性、真实性。负责档案管理的人员应认真负责，对各方面应归档的材料及时督促、检察、收集、鉴定、整理。本馆各部门及工作人员应积极主动提供有关归档材料，保障档案工作顺利进行。 



三．我馆文书档案按类别归档，归档的内容主要包括： 

1．上级文件：政府部门、图工委、图书馆学会下发至我馆的文件。  

2．校内文件：学校及其职能部门下发至我馆的有关文件，包括决议、规章制度等。 

3．本馆文件：馆内的有关决定，规章制度等。 

4．规划计划：本馆制订的长远规划和工作计划。 

5．工作总结：各部室、全馆所做的工作总结。 

6．报告及批复：本馆向学校及有关部门递交的请示报告及批复意见。 

7．来往信函：我馆与外单位有工作关系时产生的信函。 

8．会议文件：我校图书情报工作委员会会议材料，本馆主办的有关会议材料，我馆人员参加校外会议的材料及递交的论文，本馆各种会议的记录。 

9．大事记载：随时对本馆发生事情进行的记录，收集有关报刊对我馆的报道。 

10．馆舍资料：有关我馆建筑、内部改建的有关资料，以及内部布置的资料。 

11．设备家具：有关我馆设备、家具的购置、制做等方面的资料，以及设备维修记录。 

12．机构人员：我校图工委、图书馆机构的情况及人员名单，人员进馆离馆情况。 

13．晋升材料：有关我馆人员晋升、评职称的有关资料。 

14．统计资料:各部室上报的统计数据和全馆汇总的资料，以及我馆上报的数据资料。

15．考勤资料：各部的考勤表及有关材料。 

16．考核评估：对个人、部室考核的有关材料，上级对我馆进行评估的有关材料。 

17．成果记载：我馆人员出版的著作、在报刊发表的论文，以及其它科研成果的记载。 

18．奖惩记载：我馆人员获得奖励的材料和受处分的情况。

19．建议意见：对改讲我馆工作提出的各种书面建议或意见。 

20．业务工作：有关我馆各项业务工作的有关材料，如计算机、检索课、书友会等。  另外，根据归档材料的实际情况，可增设一些其它类别。

四．我馆业务档案按个人归档，归档的材料主要包括， 

1．基本情况：工作人员的姓名、性别、民族、籍贯、出生年月、参加工作时间、学历、政治面貌等。  

2．学历情况: 个人学业情况，包括毕业的学校、专业、学制、学位等。

3．工作经历：所工作过的单位及部门，包括本馆的岗位调动。

4．任职记载：所担任的党政工职务、专业技术职务。 

5．学习进修：在职进修的有关情况，如学习时间、学习内容、成绩

6．讲课报告：在校内外讲课、做报告的有关情况。 

7．学术交流：参加业务考察、学术会汉、学术团体的有关情况。

8．研究成果：出版著作、发表论文的记载。

9．奖惩情况：个人受奖励或处分的有关情况。

10．考勤记载：关于个人病事假、出勤情况的记载。

11．考评情况：对个人德、能、勤、绩的考核结果。   另外，凡本馆人员在工作、学术中形成的其它材料，可根据实际情况归档。

五．凡归档的材料应妥善保管，凡借阅者必须办理借阅手续，及时归还。

六．根据学院有关档案工作的文件，及时向学校提供我馆的有关材料，包括：年度统计表、计划、总结、各项规章制度、本校图书情报工作委员会议纪要、研究成果、校外获奖证书或奖状复印件等